大家都知道,档案整理的具体形式有两种,
一种是按卷整理,比如早期的文书档案、科技档案等都采用了立卷的方式。
还有一种是按件整理,比较典型的是《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)这一版,本着“简化整理,深化检索”的原则,改变了文书档案只能组卷整理的方式。
实际的档案管理工作中,我们会面临很多类别的档案,按卷整理还是按件整理,这个问题始终是不能避免的。例如,档案管理系统一般也存在按卷整理和按件整理的不同档案类型模板,从形式上看就是按卷整理的有两层目录(案卷目录和卷内文件目录) ,按件整理的就一层目录(文件目录)。说到底,这其实是考验我们如何辨别较小整理单元。
过去,我们没有计算机系统,都需要通过纸质目录或卡片来查找档案,这个时候的按卷整理方式,是将有联系的若干组成一卷,起一个案卷题名,化繁为简。比如一卷有10个文件,那么就是将原本的10条目录总结成1条目录,相当于为我们将浩繁的档案信息进行了一次提炼,在我们有限的检索能力下(一行行地用眼看),通过提炼的案卷目录,可以较快较准地找到相关的档案。
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现在,有了档案管理系统来管理档案,别说目录信息了,连档案全文都能检索,这个时候,再费心费力地把有联系的人为组织在一起,并且绞尽脑汁的起个合理的案卷题名,这样的工作显然就有些不合时宜了,因此,才有了按件整理。
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